Privacybeleid

Privacybeleid

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens., dit geldt ook voor onze scouting regio.Dit beleidsplan bevat een verwijzing naar het privacy-beleid van Scouting Nederland. Voor onze regio wordt een toelichting gegeven op de verschillende gegevensbronnen met privacygevoelige informatie en hoe we daar mee omgaan.

 

Scouting Nederland

Voor de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland gelden de voorwaarden die te vinden zijn op https://www.scouting.nl/privacy

 

Scouting RegioHelmond

Scouting RegioHelmond is een stichting. En staat al zodanig bij de Kamer van Koophandel geregistreerd onder nummer: 41089753–Stichting Scouting HelmondDe toelichting in dit document heeft betrekking op de stichting.

 

Scouts Online (SOL)

SOL is de landelijke ledenadministratie.Hier worden de volgende persoonsgegevens bewaard met het doel als leden administratie. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacyDeze gegevens worden niet gedeeld met derde. De gegevens worden niet bewaard als Hard-copy of digitaal op een andere manier dan SOL.

 

Financieel

De gegevens van betalingen aan personen worden bewaard.

Doel van het opslaan van de betalingsgegevens is voor kasverantwoording.

De penningmeesterbewaartdeze gegevens op de laptop van de regio.
Deze laptop gaat over naar de naar de volgende penningmeester als deze functie door een opvolger wordt overgenomen

Bewaartermijn Geen bewaartermijn

 

Vergaderverslagen
Bestuursvergaderingen

Notulen van bestuursvergadringen worden via de mail gedeeld met de leden van het regiobestuur.

Bestuursleden bewaren een copy op de privécomputer.

Doel van de verslagen is om de besluitvorming en afspraken vast te leggen.

Bewaartermijn Geen bewaartermijn.

Regioraadsvergaderingen

Notulen van regioraadsvergaderingen worden via de mail gedeeld met de leden van het regiobestuur, afgevaardigden voor de regioraad van de scoutinggroepen uit de regio, bestuursleden van de groepen van de regio en afgevardigden van de regio speleenheden die aanwezig waren op de vergadering.De notulen worden daarnaast ook openbaar gepubliceerd op de website van de Regio. https://www.scoutingregiohelmond.nl/

Ontvangers en derde bewaren mogelijk een copy op de privécomputer.

Doel van de verslagen is om de besluitvorming en afspraken vast te leggen.

Bewaartermijn Geen bewaartermijn.

 

E-mailadressenMedewerkers die namens de regio e-mails versturen hebben hiervoor een fuctiegekoppeld e-mailadres. De mailserver loopt via webhosting van bhosted. https://roundcube.bhosted.nl/Doelvan de e-mailadressenis het versturen van e-mail onderling en extern.BewaartermijnHet e-mailadresen bijbehorende inboxworden opgeschoond door de webbeheerder zodra er een functiewisseling plaats vindt. Voorhet e-mailadres overgaat naar de persoon die de functie overneemt wordt het adresboek en de mappen leeggemaakt.RegioactiviteitenBeeldmatriaal tijdens regio activiteiten Voor regioactiviteiten wordt in de deelnemersvoorwaarden op genomen dat er foto’s worden gemaakt, voor fotowebsite, kampkrant en Facebook. Men dient hiermee akkoord te gaan. Wel is er altijd een mogelijkheid tot bezwaar. Staat er iemand op beeld diedat niet op prijs stelt, zal op verzoek van deze persoon het materiaal te worden verwijderd. Naast de regelgeving omtrent privacy geldt voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal ook het portret-en auteursrecht. Deze regelgeving worden gevolgt door Scouting Regio Helmond. Informatie omtrent Protret-en auteursrecht zijn te vinden op de website van scouting Nederland https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/regelgeving/2469-portretrechtDoelvan het maken en delen van deze foto’s is promotie van de activiteit voor het volgende jaar en het geven van een impressie aan deelnemers en ouders.BewaartermijnDe foto’s en kampkrant blijven op facebook en de website staan tot de activiteit het volgende jaar. De gegevens zijn op de volgende locaties te vinden. https://www.facebook.com/ScoutingRegioHelmond/, https://www.facebook.com/Trapperskampregiohelmond/en https://rsw.scoutingregiohelmond.nl/Regionale Scouting Wedstrijden (RSW)InschrijvingVoor de inschrijving van het weekend en registratie van de deelnemers, en leidinggevende en medewerkers vindter een inschrijving via SOL plaats. Bij deze inschrijving worden de persoonsgegevens geregistreerddie zijn geregisteerd in SOL. Een Exportbestand(Excel) van deze gegevens worden door de RSW-secretarisgedownload en opgeslagen op de privécomputer.Tijdens het weekend is er een hard-copy aanwezig op het terrein. Deze wordt in een map bewaard door de coördinator van het Subkamp.

Privacybeleid Scouting Regio Helmond Versie Datum: 29/4/2018Pagina: 3van 5Doelvan het opslaan van deze gegevens heeft als doelhet registren van aanwezigheid tijdens het evenement. Deze gegevens worden gebruikt voor veiligheid. In het geval van calamiteiten moet bekend zijn wie er aanwezig is op het terrein. BewaartermijnDe digitale gegevens worden bewaard tot de evaluatie van het evement. De hard-copy wordt bewaard tot het einde van het weekend.JuryDe hoofd van de Jury krijgt een Excel met de volgende persoonsgegevens•Scoutinggroep•Subgroep•Naam en voornaam•GeboortedatumDoelde persoonsgegevens worden verzameld en bewaard om te controleren als de leeftijd en subgroep samenstelling van de deelnemers binnen het wedstrijdregelment regelment vallen. Voor de jurering van de subgroepen zijn de persoonsgevens nodig.BewaartermijnDe digitale gegevens worden bewaard totGezondheidsformulieren Uit veiligheids asspect wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier/-vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. Deze worden door de eigen leiding van de deelnemers (van de eigen scoutinggroep) aangeleverd bij aanvang van de RSW. Deze gegevens worden in een map bewaard door op het subkamp. Deze wordt in een map bewaard door de coördinator van het Subkamp.DoelScouting Regio Helmond hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor RSW waarbij 2 overnachtingen plaats vinden, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. BewaartermijnDe gezondheidsformulieren worden bij het einde van het weekend geretourneerd aan de leidinggevend van de scoutinggroepen. De gevenes worden niet door de RSW-organisatiebewaard na het weekend.VoedingBij de keuken wordt informatie over voedselallergieën en voedselvoorkeur bewaard per subgroep. Deze worden bij inschrijving opgevraagd en digitaal gedeeld met decoördinator van de keuken. Per subgroep worden voedselallergieënen voedselvoorkeur tijdens de RSW als hard-copy bewaard. De gegevens worden niet op naam van de deelnemer geregistreed.DoelOm de juiste inkopen te doen en te zorgen dat een deelnemer, leidinggevende en medewerkers geen voedsel krijgt waarvoor deze een allergie heeft of voedsel krijgt dat niet gewenst is uit bijvoorbeeld dieët of geloofovertuiging.BewaartermijnDe gegevens over voeding worden bewaard tot het einde van het weekend.EHBO en BHV

Privacybeleid Scouting Regio Helmond Versie Datum: 29/4/2018Pagina: 4van 5Van leidinggevende wordt bij de inschrijving gevraagd als zei in het bezit van een EHBO of BHV-certificaat. Deze gegevens worden digitaal bewaard in SOL. Een Exportbestand(Excel) van deze gegevens worden door de RSW-secretarisgedownload en opgeslagen op de privécomputer.Tijdens het weekend is er een hard-copy aanwezig op het terrein. Deze wordt in een map bewaard door de coördinator van het Subkamp.Doelvan het opslaan van deze gegevens heeft als doel te inventariseren op wie in geval van een calimiteit een beroep gedaan kan worden.BewaartermijnDe digitale gegevens worden bewaard tot de evaluatie van het evement. De hard-copy wordt bewaard tot het einde van het weekend.TrapperskampInschrijvingVoor de inschrijving vanhet weekend en registratie van de deelnemers, en leidinggevende en medewerkers vindter een inschrijving via mail. De leidinggevende van de deelnemende groepen vullen een Excel bestand in met de volgende gegevens: naam, geboortedatum, scoutinggroep, adres, mobiele telefoonnummer, contact gegevens van ouders. De gegevens worden door de coördinatoren van het trapperskamp gedownload en opgeslagen op de privécomputer.Tijdenshet weekend wordt er een hard-copy van de gegevens geprint en bewaard door de medewerkers van de organisatie.Doelvan het opslaan van deze gegevens heeft als doel het registren van aanwezigheid tijdens het evenement. Deze gegevens worden gebruikt voor veiligheiden registratie. Het wenselijk om de mobielenummers van de deelnemers, leidinggevende en medewerkers te hebben zodat ze te bereiken zijn in geval van calamiteiten en het bewantwoorden van vragen. BewaartermijnDe digitale gegevens worden bewaard tot de evaluatie van het evement. De hard-copy wordt bewaard tot het einde van het weekend.VoedingBij de keuken wordt informatie over voedselallergieën en voedselvoorkeur bewaard per deelnemer. Deze worden bij inschrijving opgevraagd en digitaal gedeeld met de coördinator van de keuken. Per deelnemer worden voedselallergieën en voedselvoorkeur tijdens de RSW als hard-copy bewaard. De gegevens worden niet op naam van de deelnemer geregistreed.DoelOm de juiste inkopen te doen en te zorgen dat een deelnemer, leidinggevende en medewerkers geen voedsel krijgt waarvoor deze een allergie heeft of voedsel krijgt dat niet gewenst is uit bijvoorbeeld dieët of geloofovertuiging.BewaartermijnDe gegevens over voeding worden bewaard tot het einde van het weekend.EHBO en BHVVan leidinggevende wordt bij de inschrijving gevraagd als zei in het bezit van een EHBO of BHV-certificaat. De gegevens worden door de coördinatoren van het trapperskamp gedownload en opgeslagen op de privécomputer.Tijdens het weekend wordt er een hard-copy van de gegevens geprint en bewaard door de medewerkers van de organisatie.Overige regio activiteitenNaast het trapperskamp en de RSW worden in de regio meerdere regioactiviteitengeorganiseerd door organisatieteams van de regio of door groepen binnen de regio. Aan deze activiteiten verbindtde regio haar naam en geeft hiervoor een financiele steun.

Privacybeleid Scouting Regio Helmond Versie Datum: 29/4/2018Pagina: 5van 5Voorbeelden van deze activiteiten zijn: Bever-doe-dag, Jungledag, Slingermarkt, Zeskamp en Nieuwjaarsreceptie.Voor deze activiteiten worden er geen persoonsgegevens geregisteerd door de organisatie en door de regio. Van deze activiteiten worden wel beeldmatrialen gemaakt. Het beleid hierin te vinden in dit document. Communicatie over het privacy beleidHet privacybeleid wordt gepubliceerd op de website van de Scouting Regio Helmond. Bij ingaan van dit privacybeleid wordt dit via de e-mail verspreid onder alle leden van de regio, afgevaardigden voor de regioraad van de scoutinggroepen uit de regio en bestuursleden van de groepen van de regio. Daarnaast een toelichting gegeven op de regioraad van11 oktober 2018.Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Regio Helmond kunt u terecht bij de secretaris van onze regio via [email protected] er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via [email protected]. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Regio Helmondbinnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat ([email protected]). Conform het Privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdelingJuridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.